Компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают в двух случаях — сотрудник увольняется, или у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска. Но в порядке выплаты есть нюансы, которые разбираем в статье.
Содержание
- Компенсация отпуска при увольнении в 2023 году
- Замена неиспользованного отпуска компенсацией
Компенсация отпуска при увольнении в 2023 году
Бывают ситуации, когда работник увольняется, не успев отгулять очередной отпуск. Ему выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск. Деньги выдают на руки или переводят на зарплатную карту в день увольнения. Выплату рассчитывают по среднему дневному заработку.
С компенсации за неиспользованный отпуск работодатель удерживает и уплачивает НДФЛ, а также платит взносы во внебюджетные фонды. При исчислении налога на прибыль компенсацию можно учесть в расходах на оплату труда.
Порядок начисления
Рассчитать средний дневной заработок. Компенсацию рассчитывают по формуле:
Средний дневной заработок = Выплаты за расчетный период / 12 / 29,3, где
- 12 — расчетный период;
- 29,3 — среднее число дней в месяце.
Расчетный период составляет 12 месяцев, которые предшествуют месяцу увольнения. Если работник увольняется в последний день месяца, то месяц увольнения включают в расчет как полностью отработанный. Если сотрудник отработал месяц не полностью, его в расчете не учитывают.
Пример
В сентябре 2023 из компании уволилось два работника: один — 25 числа, второй — 30. Первый работник отработал сентябрь не полностью, поэтому от 31.08.2023 отсчитывают назад 12 месяцев. Расчетный период для первого работника с 1.09.2022 по 31.08.2023. Второй отработал месяц полностью, поэтому расчетный период с 1.10.2022 по 30.09.2023.
Определить количество неиспользованных дней отпуска. Чтобы рассчитать компенсацию отпуска при увольнении, надо определить количество неиспользованных дней. Расскажем, как это сделать.
- Определить отпускной стаж. Отчет ведут с даты начала работы в организации. В стаж входят фактически отработанное время, ежегодный отпуск, отдых за свой счет (не более 14 дней в году), пропуски по болезни, простой, вынужденный прогул, мобилизация.
- Определить период, за который положена компенсация. Не полностью отработанные месяцы для расчета компенсации округляют. Если сотрудник отработал меньше половины месяца, его не учитывают в расчете, если больше половины — учитывают как полный месяц.
- Рассчитать компенсацию пропорционально отработанному времени, если отпускной стаж за рабочий год в организации равен:
- до 5,5 месяца — любая причина увольнения;
- от 5,5 до 10,5 месяца — увольнение не связано особыми обстоятельствами (сокращением штата, ликвидацией компании, призывом на военную службу).
- Рассчитать компенсацию в полном размере за 12 месяцев, если отпускной стаж за рабочий год равен:
- от 10,5 месяца — любая причина увольнения;
- от 5,5 до 10,5 месяца — увольнение связано с особыми обстоятельствами.
Полная компенсация отпуска при увольнении положена сотрудникам, которые проработали в компании минимум 11 месяцев.
5. Определить количество дней отпуска, которые сотрудник накопил с начала работы в компании. Поскольку за год работник должен отгулять 28 дней, за один полностью отработанный месяц ему положено: 28 дн. / 12 мес. = 2,33 дня.
6. Определить количество дней отпуска, который сотрудник использовал за все время работы в компании. Это можно узнать из раздела «Отпуск» карточки Т-2.
7. Рассчитать количество неиспользованных дней отпуска по формуле:
Количество дней неиспользованного отпуска = Количество дней отпуска с начала работы — Количество использованных дней отпуска за время работы
Пример
Егоров проработал на предприятии с 10.09.2020 по 14.09.2023. За время работы у него не было периодов, которые не входят в стаж. Дополнительный отпуск Егорову не положен.
Первый отпуск работник может оформить через 6 месяцев работы. Значит, Егоров может уйти в отпуск не раньше 10.03.2021.
Рассчитаем периоды отпусков Егора Егоровича:
в 2020 году — отпуск не оформлял;
в 2021 году — 25 дней;
в 2022 году — 30 дней;
в 2023 году — 14 дней.
За время работы Егоров был в отпуске 69 дней.
Чтобы рассчитать компенсацию, надо определить стаж работы Егорова в организации. С 10.09.2020 по 9.09.2023 — три полных года. Плюс 5 дней — с 10 по 14 сентября 2023 года. Стаж Егорова — 3 года 5 дней. Для расчета компенсации отпуска при увольнении стаж округляют до 3 лет.
За три года Егоров должен был отдохнуть:
3 х 28 = 84 дня.
Но за время работы в компании Егоров отгулял всего 69 дней отпуска. Компенсацию нужно выплатить за неиспользованные дни:
84 — 69 = 15 дней.
Рассчитать средний заработок. Для компенсации отпуска при увольнении средний заработок рассчитывают по формуле:
Средний заработок = Средний дневной заработок х Количество дней неиспользованного отпуска
Замена неиспользованного отпуска компенсацией
Работающему сотруднику заменить отпуск денежной выплатой можно, если длительность отпуска больше 28 дней. Из них 28 календарных дней работник должен отдыхать, а дни сверх этого, можно заменить компенсаций.
Однако закон не разрешает менять отпуск на компенсацию:
- беременным женщинам;
- несовершеннолетним работникам.
Правило распространяется на основной и дополнительный ежегодные оплачиваемые отпуска.
Особые условия закон определяет для работников с вредными и опасными условиями труда. Ежегодно работодатель предоставляет им дополнительный оплачиваемый отпуск минимум на 7 дней. Семь дней дополнительного отпуска работник должен отдохнуть, а дни свыше минимального лимита можно заменить компенсацией. Также компенсационную выплату за дополнительный оплачиваемый отпуск работник может получить при увольнении.
Нельзя заменить компенсацией неиспользованный дополнительный отпуск работникам-чернобыльцам. Остальные виды дополнительного отпуска можно заменить компенсацией, например, северный отпуск или за ненормированный рабочий день.
Рассчитать количество дней неиспользованного отпуска. В течение года работник должен отгулять 28 календарных дней. В исключительных случаях отпуск или его часть можно перенести на следующий год. Например, если отдых работника в текущем году неблагоприятно отразится на работе компании. Часть отпуска свыше 28 дней по заявлению сотрудника можно заменить денежной компенсацией.
Пример
Егорову перенесли 14 дней отпуска с 2022 на 2023 год. В 2023 году Егоров может отдохнуть:
14 дн. + 28 дн. = 42 дня.
Но по заявлению Егорова работодатель может предоставить ему отпуск на 28 дней, а за неиспользованные 14 дней выплатить компенсацию.
Сумму компенсации отпуска в 2023 году рассчитывают так же, как и компенсацию при увольнении.
Издать приказ о замене отпуска денежной компенсацией. Если работник хочет получить компенсацию за неиспользованный отпуск, он пишет заявление. А работодатель решает, удовлетворить просьбу работника или отказать. Замена части отпуска деньгами — это право, а не обязанность работодателя.
Если работодатель принимает заявление, он издает приказ о замене части отпуска деньгами. Унифицированной формы нет, но в документе нужно указать:
- ФИО и должность работника;
- количество дней отпуска, за которые выплачивается компенсация;
- расчетный период;
- основание для замены — заявление работника.
Оформить личную карточку работника. Если работодатель ведет личные карточки сотрудников, в них нужно отметить замену неиспользованных дней отпуска компенсацией.
Обычно используют унифицированную форму № Т-2, но можно вести карточку по собственному образцу. Информацию о замене дней отдыха отражают в разделе «Отпуск». Порядок заполнения рассмотрим на примере формы Т-2:
в графе 7 «Основание» — реквизиты приказа о компенсации неиспользованного отпуска.
Обычно используют унифицированную форму № Т-2, но можно вести карточку по собственному образцу. Информацию о замене дней отдыха отражают в разделе «Отпуск». Порядок заполнения рассмотрим на примере формы Т-2:
- в графе 1 «Вид отпуска» — основной или дополнительный;
- в графах 2 и 3 «Период работы» — расчетный период для отпуска;
- в графе 4 «Количество календарных дней отпуска» — количество дней, которые подлежат замене;
- в графах 5 и 6 — замена отпуска денежной компенсацией;
в графе 7 «Основание» — реквизиты приказа о компенсации неиспользованного отпуска.
Внести изменения в график отпусков. Замену части отпуска денежной компенсацией, надо отразить в графике отпусков. Например, в унифицированной форме № Т-7 в графе «Примечание» пишут о замене отпуска компенсацией, указывают количество замененных дней и реквизиты приказа.
