Полезные советы Законодательство

Как предпринимателям хранить документы: сроки и правила

Для ведения бизнеса нужны договоры, счета, приказы, бухгалтерские и налоговые отчеты и так далее. Все эти документы по закону нужно хранить определенное количество времени — нельзя просто выкинуть их, когда пропадет надобность. В статье мы расскажем, где и как хранить в компании важные бумаги, и кому можно делегировать эту задачу. Также вы узнаете о сроках хранения разных документов и о том, как правильно уничтожить их, когда закончится срок хранения.

Какие документы нужно хранить?

По закону, предприниматели обязаны хранить все документы, касающиеся работы бизнеса: договоры, журналы операций по счетам, чеки, акты, накладные, приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников. Также нужно хранить трудовые договоры, личные дела работников и копии их документов, например, паспорт, диплом, ИНН, СНИЛС, справки об отсутствии судимости.

Помимо требований закона, документы могут понадобиться и самому предпринимателю. Например, бухгалтерские счета можно предъявить налоговой и доказать, что компания получала деньги законно. А договоры с партнерами при наличии разногласий пригодятся в суде, чтобы доказать факт нарушения соглашения.

Документы бывают временного и постоянного хранения. «Временные» документы нужно хранить от 1 года до 75 лет, документы постоянного хранения — в течение 10 лет. После этого их передают в архив самой компании или сторонней организации.

Срок хранения документов определен Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. Он отсчитывается с 1 января года, следующего за годом даты закрытия документа. Например, если сотрудника уволили 25 октября 2023 года, то срок хранения его документов начнет отсчитываться с 1 января 2024 года. Для договоров c контрагентами действует такое же правило.

Пример

ООО «Строймонтаж» заключило с производителем договор на поставку бетонных блоков. Договор подписали 15 ноября 2022 года, через 10 дней ООО «Строймонтаж» оплатило всю сумму контракта со своего счета, но товар привезли только 30 марта 2023 года. 2 апреля 2023 года стороны подписали акт приемки-передачи, подтвердив исполнение обязательств по договору. Срок хранения документов по этой сделке будет отсчитываться с 1 января 2024 года, так как договор был исполнен только в 2023 году.

Сроки хранения документов

Документы налогового и бухгалтерского учета нужно хранить от 1 года до 75 лет после завершения отчетного периода.

Свидетельства о постановке на учет и уведомления о снятии с учета в ФНС - срок хранения 1 год

Первичные бухгалтерские документы: договоры, накладные акты, квитанции, чеки, кассовые документы, счета-фактуры, договоры банковских счетов, налоговые декларации, книги учета доходов и расходов- срок хранения 5 лет

Расчеты по страховым взносам - срок хранения составляет 75 лет, если делопроизводство закончено до 2003 года и 50 лет, если делопроизводство завершено после 2003 года

Устав компании, Положения, Протоколы собраний учредителей, Бухгалтерская отчетность, Документы о ликвидации организации - хранятся постоянно.

Документы кадрового учета нужно хранить какое-то время после исполнения договора или увольнения сотрудника.

Как хранить бумажные документы

Разделить документы на текущие и архивные. Документы текущего хранения – те, которые еще находятся в работе. Например, это могут быть неисполненные контракты и действующие трудовые договоры. Документы со сроком хранения менее 10 лет нужно хранить в компании: например, в шкафу или в сейфе в кабинете директора или бухгалтера. После окончания срока хранения их уничтожают.

После оцифровки документов уничтожать бумажные носители до окончания срока хранения, установленного законом, нельзя.

Отправить ненужные документы в архив компании. Если по прошествии 10 лет срок хранения документов еще не истек, их нужно передать в архив организации. Для этого:

разложить документы в хронологическом порядке;
пронумеровать страницы;
составить опись: указать названия документов и порядковые номера страниц;
заполнить лист-заверитель: в нем содержится общая информация о документах и их физическом состоянии, там нужно указать количество листов в деле и наличие испорченных страниц;
подписать лист-заверитель: это должен сделать сотрудник, который готовил бумаги к хранению, например, для кадровых документов – специалист по кадровому учету.

За хранение документов в архиве компании отвечает руководитель или ИП, если он работает один. Эти полномочия он может передать приказом главному бухгалтеру или завхозу.

Помещение для архива должно иметь сигнализацию, систему вентиляции и пожаротушения. Документы нужно защитить от сырости и прямых солнечных лучей, поэтому для хранения в архиве обычно используют закрытые стеллажи и полки.

Передать документы в сторонний архив. Если в компании нет подходящего помещения для хранения документов, можно передать их во внешний архив. Обычно такие компании предлагают не только хранение, но и подготовку документов к архивации, перевозку, оцифровку и уничтожение документов. Стоимость принятия на хранение одного дела – около 850 ₽ за весь срок хранения документов. Когда срок хранения истечет, с этой же организацией можно заключить договор на уничтожение бумаг.

Как хранить электронные документы

Закон признает равнозначность бумажных и электронных документов (далее ЭД), подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Правила хранения электронных документов:

дублируйте документы: если храните их на компьютере — делайте резервную копию на флешку или в облачное хранилище, чтобы не потерять информацию в случае сбоя или потери носителя,
давайте доступ к документам только доверенным лицам,
обновляйте программное обеспечение по мере выхода изменений, чтобы ЭД были в любой момент доступны для работы.
установите антивирусные программы для защиты данных от воровства.

Если госорганы, банк или налоговая запросят один из электронных документов, их нужно распечатать и заверить подписью ответственного лица и печатью.

Штрафы за нарушения правил хранения

Организация или ИП обязаны обеспечить конфиденциальность персональных данных и коммерческой тайны. За утечку этой информации грозит штраф от 60 000 до 100 000 ₽. А если при проверке не будет нужных документов, налоговая может выписать штраф за каждый отсутствующий документ.

Все потерянные или испорченные документы надо восстановить. Например, копии договоров или актов можно запросить у поставщиков, а чеки об оплате — в банке. Если документы украли, они сгорели во время пожара или испортились при затоплении, это можно подтвердить справками из полиции, МЧС или управляющей компании. Но, после получения справки, документы все равно нужно восстановить.

Как правильно уничтожить документы

Руководитель должен издать приказ о создании экспертной комиссии: она отберет документы на утилизацию. В комиссию могут войти бухгалтер, юрист, кадровик, секретарь, а председателем комиссии обычно назначают одного из заместителей руководителя. Состав комиссии может ежегодно меняться или оставаться неизменным. Если компания маленькая, полномочия комиссии можно делегировать одному человеку, например, бухгалтеру.

Составить протокол: в нем прописать повестку и принятое решение комиссии об уничтожении определенных документов. Документ должны подписать все члены комиссии.

ИП без сотрудников может пропустить этот и предыдущий шаг.

Составить акт об уничтожении документов. В нем нужно перечислить документы, которые планируют уничтожить, и способ их утилизации. Акт должны подписать все члены комиссии или ИП, если он работает без сотрудников.

Уничтожить документы. Бумаги измельчают шредером или сжигают. Эту работу можно делегировать компании, которая занимается утилизацией документов. В этом случае, после подписания договора и уничтожения документов, нужно взять в организации акт об уничтожении бумаг.

Для утилизации электронных документов используют специальные стирающие программы. Оригиналы документов и резервные копии нужно утилизировать одновременно, а если документы хранятся на жестком диске, его нужно уничтожить промышленным шредером. Эту работу также можно делегировать специализированной фирме. Удаление данных займет от 15 минут до 10 часов, в зависимости от объема информации. Стоимость услуг составляет в среднем от 3 тыс. ₽ за единицу оборудования.

Акт об уничтожении документов нужно хранить 5 лет. При отсутствии акта об уничтожении документов, контролер может обязать бизнесмена предоставить все уничтоженные бумаги. Например, налоговая может запросить документы по сделкам с контрагентами, а трудовая инспекция – договора с сотрудниками. Если компания этого не сделает в обозначенное время, налоговая может подать в суд.

Ошибки в хранении документов могут привести к крупным штрафам и потере деловой репутации. Например, в Санкт-Петербурге работников почты привлекли к дисциплинарной ответственности за то, что они выбросили документы с персональными данными пенсионеров. Если у компании нет времени разбираться с законным хранением и утилизацией документов — проще и дешевле отдать этот вопрос на аутсорс и не волноваться из-за возможных проверок.