Школа Бизнеса
Законодательство Полезные советы

Как работодателю оформить перевод сотрудника на другую должность

Перевод сотрудника на другую должность может понадобиться для его повышения, из-за медицинских противопоказаний, изменения штатного расписания, переезда компании и других причин. В каждом случае предприниматель должен документально оформить перевод: в статье расскажем, какие виды переводов бывают и как их правильно оформлять.

Содержание

  1. Виды переводов сотрудников
  2. Когда работодатель обязан перевести сотрудника на другую должность
  3. Как оформить перевод сотрудника на другую должность

Виды переводов сотрудников

В трудовом договоре деятельность работника характеризуют три пункта:
  • трудовая функция: выполнение работы в определенной должности, по конкретной специальности или профессии;
  • структурное подразделение: отдел, цех, филиал или служба, к которым прикреплен сотрудник;
  • местность выполнения работы: населенный пункт, в котором находится работодатель.
Перевод работника — это изменение одного или нескольких пунктов, согласно ст. 72.1 ТК РФ. Перевод может быть временным и постоянным. Ниже разберем виды переводов сотрудника.
Постоянный перевод оформляется, если:
  • трудовая функция сотрудника полностью изменилась: например, продавца перевели на должность менеджера по закупкам, а водителя — на должность охранника;
  • сотрудник переходит в другое подразделение в рамках одной компании: например, человек устроился менеджером по продажам чая и кофе, а через полгода его перевели на должность менеджера по продаже кондитерских изделий;
  • сотрудник переезжает вместе с работодателем;
  • сотрудника переводят к другому работодателю по его желанию и с его письменного согласия.
При постоянном переводе можно поменять трудовой договор со срочного на бессрочный, но не наоборот (ст. 59 ТК РФ).
Если в трудовом договоре не указано конкретное подразделение, в котором работает человек, работодатель может перевести его в другой отдел без оформления дополнительных документов. А если работник переходит на другое рабочее место, но условия трудового договора не меняются, это не перевод, а перемещение. Оформлять соглашения в этом случае тоже не нужно — достаточно издать приказ.
Временный перевод оформляется, если сотрудник:

  • переводится на другую должность у того же работодателя на срок менее года: например, руководитель отдела рекламы уволился и перешел на должность старшего менеджера продаж на время поисков нового сотрудника;
  • замещает отсутствующего работника, которому работодатель обязан сохранить рабочее место: например, бухгалтер ушла в отпуск по уходу за ребенком, и сотрудник временно ее замещает;
  • претендует на повышение в должности, но работодатель не знает, справится ли тот с новыми обязанностями.
В большинстве случаев перевести сотрудника можно только с его письменного согласия или по его заявлению. Если работодатель нарушит это условие, ему грозит штраф от 30 до 50 000 ₽. Если сотрудника уволили за отказ от перевода, он вправе обратиться в суд. По решению суда работодателю придется восстановить человека в должности и возместить убытки: средний заработок за время вынужденного отсутствия на работе, компенсацию морального вреда и судебные расходы.
Временный перевод без согласия сотрудника допустим только в чрезвычайных ситуациях:

  • природные или техногенные катастрофы;
  • аварии или несчастные случаи на производстве;
  • эпидемии, пожары, наводнения и другие ситуации, угрожающие жизни людей.

Длительность перевода в этом случае не должна превышать месяц, но количество переводов и их периодичность не ограничены законом. Если в течение месяца ЧС не прекратилась, работодатель должен перевести сотрудника на прежнюю должность хотя бы на день, а после оформить временный перевод обратно.

Зарплата сотрудника при временных переводах не может быть меньше среднего дохода на прежней должности, а квалификация новой должности не должна быть ниже прежней.

Например, нельзя перевести главного инженера на должность рядового работника цеха. Перевести сотрудника на должность с понижением квалификации можно только с его письменного согласия.
Если условия с размером зарплаты и уровнем квалификации на новой должности соблюдены, сотрудник не может отказаться от временного перевода. При отказе работодатель вправе применить к нему дисциплинарное взыскание. Исключение — ситуации, когда на предприятии нарушены условия охраны труда, и это угрожает жизни и здоровью сотрудника.
Даже в случае ЧС запрещено переводить сотрудника на работу, которая противопоказана ему по состоянию здоровья. Также сотрудник может отказаться от перевода на работу с вредными и опасными условиями труда, не предусмотренными его трудовым договором.

Например, офисный сотрудник МЧС вправе отказаться от перевода на работу, где нужно заниматься ликвидацией последствий аварии на опасном объекте.

Когда работодатель обязан перевести сотрудника на другую должность

По заявлению беременной сотрудницы. Если женщина предоставила медицинское заключение и написала заявление о переводе на более подходящую должность, работодатель обязан перевести ее на более легкую работу и оградить от воздействия вредных факторов.
До момента предоставления новой работы женщину нужно освободить от прежних обязанностей с сохранением среднего ежемесячного заработка. А если легкой работы для беременной сотрудницы нет, ее освобождают от обязанностей с сохранением средней зарплаты.
По заявлению сотрудницы с детьми до полутора лет. Работодатель обязан перевести на другую должность сотрудницу, если прежние обязанности мешают ей полноценно ухаживать за ребенком. Например, если молодая мама хочет досрочно выйти из декрета, но больше не может ездить в командировки, она должна написать заявление на перевод. Работодатель обязан предоставить ей другую работу, если она есть.
Зарплаты женщины на новой должности должна быть такой же, как на предыдущей, даже если она будет выполнять работу в меньшем объеме. Эта льгота действует, пока ребенку не исполнится полтора года.
По инициативе работодателя при ЧС. Например, в пандемию врачей разных специальностей переводили на временную работу в инфекционные отделения. А во время природных катаклизмов сетевая энергокомпания может привлечь бригаду рабочих из соседнего региона для оперативного восстановления поврежденных линий электропередач.

При выявлении медицинских противопоказаний. Работник может обратиться к врачам сам или получить заключение о противопоказаниях после обязательного медосмотра на работе.

Например, регулярный медосмотр положен шахтерам, пожарным, слесарям, водолазам, водителям, пилотам, диспетчерам, поварам, продавцам, фасовщикам, официантам, врачам, учителя и воспитателям. Кроме того, медосмотр обязателен для всех сотрудников до 18 лет (ст. 266 ТК РФ).
Частота медосмотров и перечень врачей зависят от условий труда. Пройти осмотр можно только в организации, с которой у работодателя заключен договор. На медицинском заключении должна стоять печать учреждения, подписи врача и членов врачебной комиссии. Проходить медосмотры в других клиниках нельзя.
Переводы по медицинским показаниям бывают двух видов. Постоянный перевод оформляют, если сотрудник не сможет исполнять профессиональные обязанности до конца жизни. Например, пилот получил травмы обеих рук, больше не может управлять самолетом, и работодатель предлагает ему должность диспетчера.

Временный перевод оформляют, если сотрудник не сможет работать до четырех месяцев. Тогда работодатель обязан предложить более подходящую по состоянию здоровья работу. Или отстранить сотрудника на указанный срок без сохранения зарплаты. Также можно расторгнуть трудовой договор и выплатить работнику выходное пособие в размере двухнедельной зарплаты.
Если из-за болезни или травмы работодатель переводит сотрудника на работу с более низкой оплатой, в первый месяц должен выплатить ему средний заработок, который человек получал на прежней должности. Далее зарплату начисляют по новым тарифам. А при переводе на новую должность из-за трудового увечья или профзаболевания, зарплату сохраняют на весь срок до выздоровления или до получения инвалидности.
При недостаточной квалификации или несоответствии занимаемой должности. Такой перевод нужно обосновать результатами аттестации. Старый трудовой договор расторгают и заключают новый, если работник согласен на предложенные вакансии.

При сокращении штата работодатель может предложить сотруднику вакансии в его городе. Но переводить на такую же свободную должность в другом городе не обязан, если это не прописано в трудовом договоре. Если вакансий нет или сотрудник отказался от предложенных вариантов, его увольняют.

При переезде работодателя за границы населенного пункта. В этом случае работодатель за два месяца должен письменно известить сотрудников о переезде. Если сотрудник согласен на переезд, с ним заключают дополнительное соглашение и издают приказ о переводе.
Работодатель обязан возместить затраты работника на переезд и обустройство на новом месте: это регулируется постановлением правительства №187. Сумма компенсации не ограничена законом, а выделенные в качестве компенсации за переезд деньги не облагаются НДФЛ.
Если сотрудник отказался от переезда, его увольняют: это касается и беременных женщин, и сотрудников с детьми до трех лет. При увольнении работнику выплачивают пособие в размере двухнедельного заработка.
Перевод к другому работодателю. В этом случае сотрудника увольняют по статье «Увольнение в порядке перевода».

Как оформить перевод сотрудника на другую должность

Уведомить сотрудника. Уведомление составляют в свободной форме, его должен подписать работодатель или уполномоченное им лицо. Уведомление нужно вручить сотруднику под роспись или передать другим способом с возможностью удостовериться, что сотрудника предупредили в установленные ТК сроки.
Взять с сотрудника письменное согласие на перевод, если того требует закон. Если сотрудник сам хочет перейти на другую должность, то принять у него заявление.
Оформить допсоглашение к трудовому договору на основании письменного согласия или заявления работника. В соглашении нужно указать:
  • дата и место подписания;
  • ФИО сотрудника и наименование работодателя;
  • пункты трудового договора, в которые вносятся изменения.
Доп соглашение подписывают в двух экземплярах.

При временном переводе на срок до месяца допсоглашение не требуется.

Издать приказ о переводе. На его основании кадровик внесет запись в трудовую книжку, а бухгалтер будет рассчитывать зарплату. Приказ составляется по форме №Т-05 или на утвержденном работодателем бланке.

В приказе должны быть прописаны:

  • номер приказа и дата составления;
  • дата, срок перевода и вид перевода: временный или постоянный;
  • ФИО сотрудника;
  • прежнее и новое место работы;
  • новый размер оплаты труда;
  • причина перевода;
  • документ-основание для перевода: заявление сотрудника, допсоглашение к трудовому договору, медицинское заключение и т. д;
  • сроки перевода сотрудника: если перевод постоянный, нужно указать дату поступления на новую должность, если временный — дату начала и окончания перевода.

Сотрудник должен расписаться в приказе и тем самым подтвердить, что ознакомлен с ним.

Отчитаться в СФР по форме ЕФС-1 до 25 числа месяца, следующего за месяцем оформления.

Внести запись в трудовую книжку и личную карточку сотрудника за неделю после издания приказа. Работодатели должны сообщать обо все постоянных переводах сотрудников в Социальный Фонд России не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем перевода.
При временном переводе вносить записи и отчитываться не нужно.
Провести инструктаж и проверку знаний по охране труда и правилам безопасности. При необходимости — и другие мероприятия для допуска к работе, например, обучение или стажировку с инструктором.
Сотрудника можно освободить от подготовки по охране труда, если его условия труда фактически не поменялись. Например, электрик получил повышение в должности, но продолжает работать в том же цехе.
Предоставить сотруднику работу и ознакомить с новыми обязанностями. В ТК нет четкого регламента, по которому работодатель вводит сотрудника в курс дел. Но чем подробнее в трудовом договоре прописаны новые обязанности и условия работы, тем меньше возникнет спорных моментов.
Если отработанное время сотрудника фиксируется в табеле учета, при переводе табель не меняют: достаточно отметить новую должность и дату перевода. Это нужно для правильного начисления зарплаты.
При нарушении порядка перевода сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию лично или онлайн. Жалоба может стать поводом для внеплановой проверки работодателя. Если при проверке комиссия выявит нарушения, можно получить штраф от 30 до 50 000 ₽.

Чаще всего работодатели допускают следующие нарушения:

  • перевод на другую работу без согласия сотрудника;
  • новые условия труда противопоказаны по состоянию здоровья;
  • работник уволен из-за болезни, хотя подходящие ему по здоровью вакансии были;
  • работодатель не сохранил среднемесячный заработок при переводе на должность с более низкой зарплатой по состоянию здоровья;
  • компания переезжает, не уведомив письменно сотрудника за два месяца.

Переводы сотрудников — распространенная практика во многих компаниях. Чтобы этот процесс прошел хорошо, нужно учитывать трудовое законодательство и не нарушать права сотрудников.